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    • 事务书信的格式和写作要求

    更新时间：2006-8-20 12:02:30    来源：中华管理在线

    事务书信是指涉及各种事务问题，联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格，要特别慎重对待。


    　　1.事务书信的格式

    　　事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

    　　2.事务书信的写作要求

    　　信头：

    　　信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

    　　如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。

    　　日期：

    　　事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写法：英式为19（th）April，1995；美式April 19，1995。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。如全部使用数字表示日期，容易引起误解，应避免使用。

    　　收信人名称及地址：

    　　信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。

    　　收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性，切勿擅自更改。

    　　敬语的用法及略写也有一定习惯。比如，Mr.

    　　（Mister）冠于男子姓氏前。Messrs.（Messiears）是英语 Mr.的复数，相当于Gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称，均不用Messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用Messrs.。例如：Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd；Mrs.为已婚女子，则在后面写其夫姓，Mrs. Judd；Miss为未婚女子，其复数为Misses；Dr.（Doctor）冠于博士姓名前；Rev（Reverend）用于神职人员姓名前，可加定冠词the。另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.，总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof.

    　　信内地址写法，英美格式差别较大。美式写法：门牌号前没有No.字样，后面也没有逗点。而英式写法则相反。如：

    　　Mr. Clark Cooper

    　　No.8，Queen Victoria Street

    　　London，E.C.2

    　　England

    　　注：E.C.2指伦敦东区2。

    　　称谓：

    　　事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼：Sirs。公司行号等商业书信多用Dear sirs，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用Gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，Gentleman和Dear Gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数Sir，而要在Sir前面加上Dear，即Dear Sir。也可写上姓，如“Dear Sir Lewes：”。

    　　正文：

    　　正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空两格）；段落之间空双行。正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些。正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。

    　　结尾套语：

    　　结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。较常见的有：Yours truly，Yours very truly，Truly yours，Very truly yours，Yours faithfully，Faithfully yours。如果收信人是个人，则可用：Yours sincerely，Sincerely yours。

    　　签署：

    　　签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下：

    　　签名者代表公司、行号

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